Ausbildungsmanagement: Strategie, Marketing & Budget

Das müssen Sie wissen.

• Die Bedarfsplanung muss im Management langfristig erfolgen, da nur so effizientes und kostensparendes Recruiting für jedes Projekt betrieben werden kann.
• Ausbildungsmarketing braucht ein Konzept, Maßnahmen und die Möglichkeit, Erfolge auch messbar zu machen, um die Umsetzung der Maßnahmen zu evaluieren.
• Bei der Ausbildungskostenplanung müssen nicht nur Brutto- und Nettokosten für die Ausbildung bedacht werden, sondern auch die Erträge, die der Azubi erwirtschaftet.

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Bedarfsplanung für Azubis.

Arbeitgeber, die Ausbildungsplätze besetzen wollen, sollten sich als erstes fragen, wie ihr eigener Bedarf überhaupt aussieht. Das Personalmanagement vieler Unternehmen ist erst einmal überfordert, wenn es schnell, ungeplant und ohne in einer bestimmten Zielgruppe Employer-Branding-Maßnahmen umgesetzt zu haben, Stellen oder Ausbildungsplätze besetzen sollen. Auch das Budget kann dann Probleme bereiten. Aus diesem Grund sollte das Management bei einem Unternehmen frühzeitig analysieren, wie viele Ausbildungsplätze sie zu vergeben haben.

Dabei sollten Sie bedenken, wann der typische Beginn eines Ausbildungsjahres ist und wie lange die Ausbildung im Durchschnitt in diesem Ausbildungsberuf dauert. Teilweise ergibt sich aus der Analyse dieser beiden Zeiträume ein Vorlauf von drei bis vier Jahren – eine lange Zeitspanne, die aber deutlich macht, dass eine Bedarfsplanung für Ausbildungsplätze unbedingt Vorlauf braucht.

Im Anschluss geht es dann an die Planung und Strategie. Welche Konzepte und Maßnahmen können zum Erfolg führen? Hierbei ist nun die genaue Kenntnis der Zielgruppe entscheidend. Vom Text der Stellenanzeige über das Design der Karriereseite, vom Azubi-Tag bis zum Bewerbungsprozess – alles kann die Zielgruppe ansprechen, sie nicht interessieren oder sogar völlig abschrecken. Hier sollte man nichts dem Zufall überlassen und die Unterstützung von Profis in Anspruch nehmen.

Zudem sollte man von vornherein überlegen, wie man die eigenen Erfolge auch messbar machen kann. Viele professionelle Partner machen das ohne Probleme möglich. Bei Stellenanzeigen oder Kampagnen sind Berichte zu den Klickzahlen üblich und enthalten viele interessante Informationen, die man zur Optimierung des eigenen Marketings nutzen und bei der nächsten Umsetzung einer Kampagne o. ä. beachten kann.

Die 7 besten Tools im Ausbildungsmarketing

Sind sehr viele passende Bewerbungen eingegangen, muss der Bewerbungsprozess entweder verschlankt werden oder es muss im Prozess sehr früh aussortiert werden. Da sich die Bewerber auf dem Markt im Azubi-Recruiting noch ohne Berufserfahrung bewerben, kann man sie kaum voneinander unterscheidbar machen. Hier in einen langen schriftlichen Bewerbungsprozess zu investieren, ist also wenig sinnvoll.

Stattdessen sollten Unternehmen auf technisch unterstützte Prozesse setzen, die eine schnelle Bewerbung ermöglichen (z. B. One-Klick-Bewerbungen). Die Persönlichkeit und Motivation der Bewerber können dann per Online-Assessment oder in einem (Telefon-)Interview geprüft werden.

Ausbildungskostenplanung.

Die Personalkosten für einen Azubi und das Personal, das den Azubi ausbildet und ihn unterstützen soll, setzen sich aus verschiedenen Kosten zusammen. Gleichzeitig kostet ein Azubis einen Ausbildungsbetrieb natürlich nicht nur Geld, sondern erwirtschaftet auch etwas. Etwa zwei Drittel der Bruttokosten für einen Azubi werden wieder ausgeglichen.

So setzen sich die Kosten zusammen:

• Personalkosten für den Azubi (Ausbildungsvergütung sowie gesetzliche, tarifliche und freiwillige Sozialleistungen)
• Personalkosten für den Ausbilder
• Anlage- und Sachkosten (z. B. Anschaffungskosten für die Werkzeug- und Geräteausstattung des Azubis und Verbrauchsmaterialien für Unterrichtszwecke)
• Sonstige Kosten (z. B. Kammergebühren und betriebliche Ausbildungsverwaltung)

Regionale, berufsspezifische und betriebliche Faktoren können die Kosten aber relevant erhöhen oder verringern und müssen unbedingt ebenfalls bedacht werden. Beispiel: Regionale Kosten für den Lohn sind auf dem Land geringer als in der Stadt, in Ostdeutschland niedriger als in Westdeutschland. Aber auch die Größe des Betriebes spielt eine Rolle, denn mit der Betriebsgröße steigen nicht nur die Einnahmen, sondern auch die Bruttokosten. Berufspezifische Unterschiede sind Unterschiede zwischen den Branchen.