Ausbildungsmanagement: Strategie, Marketing & Budget.

Ausbildungsmanagement: Strategie, Marketing & Budget.

Das müssen Sie wissen.

  • Die Bedarfsplanung muss im Management langfristig erfolgen, da nur so effizientes und kostensparendes Recruiting für jedes Projekt betrieben werden kann.
  • Ausbildungsmarketing braucht ein Konzept, Maßnahmen und die Möglichkeit, Erfolge auch messbar zu machen, um die Umsetzung der Maßnahmen zu evaluieren.
  • Bei der Ausbildungskostenplanung müssen nicht nur Brutto- und Nettokosten für die Ausbildung bedacht werden, sondern auch die Erträge, die der Azubi erwirtschaftet.

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Bedarfsplanung für Azubis.

Arbeitgeber, die Ausbildungsplätze besetzen wollen, sollten sich als erstes fragen, wie ihr eigener Bedarf überhaupt aussieht. Das Personalmanagement vieler Unternehmen ist erst einmal überfordert, wenn es schnell, ungeplant und ohne in einer bestimmten Zielgruppe Employer-Branding-Maßnahmen umgesetzt zu haben, Stellen oder Ausbildungsplätze besetzen sollen. Auch das Budget kann dann Probleme bereiten. Aus diesem Grund sollte das Management bei einem Unternehmen frühzeitig analysieren, wie viele Ausbildungsplätze sie zu vergeben haben.

Dabei sollten Sie bedenken, wann der typische Beginn eines Ausbildungsjahres ist und wie lange die Ausbildung im Durchschnitt in diesem Ausbildungsberuf dauert. Teilweise ergibt sich aus der Analyse dieser beiden Zeiträume ein Vorlauf von drei bis vier Jahren – eine lange Zeitspanne, die aber deutlich macht, dass eine Bedarfsplanung für Ausbildungsplätze unbedingt Vorlauf braucht.

Ausbildungsmarketing.

Für ein gutes Marketing für Ausbildungsplätze muss ein Unternehmen zunächst Ziele festlegen, die es erreichen will und sich überlegen, welche Zielgruppe es ansprechen möchte, um neue Mitarbeiter_innen* zu rekrutieren. Die zukünftigen Azubis betrachtet man dabei im Ausbildungsmarketing wie die Kunden beim Marketing.

Das liegt auf den ersten Blick auf der Hand, doch ohne ein klar formuliertes Ziel und umfangreiche Kenntnis der Zielgruppe, kann Ausbildungsmarketing nicht funktionieren. Hierfür sind Daten aus der Marktforschung von professionellen Instituten, die Zahlen zu allen Branchen liefern können, der beste Partner für Unternehmen, die ihre Strategie aufgrund von belastbaren Zahlen aufsetzen wollen.

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Im Anschluss geht es dann an die Planung und Strategie. Welche Konzepte und Maßnahmen können zum Erfolg führen? Hierbei ist nun die genaue Kenntnis der Zielgruppe entscheidend. Vom Text der Stellenanzeige über das Design der Karriereseite, vom Azubi-Tag bis zum Bewerbungsprozess – alles kann die Zielgruppe ansprechen, sie nicht interessieren oder sogar völlig abschrecken. Hier sollte man nichts dem Zufall überlassen und die Unterstützung von Profis in Anspruch nehmen.

Zudem sollte man von vornherein überlegen, wie man die eigenen Erfolge auch messbar machen kann. Viele professionelle Partner machen das ohne Probleme möglich. Bei Stellenanzeigen oder Kampagnen sind Berichte zu den Klickzahlen üblich und enthalten viele interessante Informationen, die man zur Optimierung des eigenen Marketings nutzen und bei der nächsten Umsetzung einer Kampagne o. ä. beachten kann.

Die 7 besten Tools im Ausbildungsmarketing

Tool Beschreibung
Stellenanzeigen Klar, ohne Online-Stellenanzeigen geht am Markt für Bewerber gar nichts. Am besten setzen Sie auf Conversion-optimierte Stellenanzeigen, die die beste Performance-Leistung haben und so ganz sicher von der Zielgruppe wahrgenommen werden.
Berufsorientierung Schüler brauchen Unterstützung, wenn sie nach einem Beruf suchen. Helfen Sie der Zielgruppe an diesem Punkt durch hilfreichen Content (z. B. einen Berufs-Check) und weisen Sie darauf hin, welche Ausbildungsberufe Sie anbieten.
Social Media Marketing Zukünftige Azubis sind in den sozialen Medien aktiv und dort sehr gut zu erreichen. Nutzen Sie das für sich und sprechen Sie sie dort auf ausgewählten Kanälen an, schalten Sie Werbung oder geben Sie Informationen zu sich und Ihrem Unternehmen.
Mitarbeiterempfehlungsprogramme Nutzen Sie unbedingt das Netzwerk Ihrer Azubis und Ihrer Mitarbeiter. Sie können über ihre Social Media Kanäle o. ä. auf Sie als Arbeitgeber hinweisen und authentisch berichten. Durch ein attraktives Prämiensystem motivieren Sie Ihre Mitarbeiter zusätzlich.
Gamification Viele Unternehmen bieten Tests, Serious Games, Matching Tools o. ä. auf ihrer Karriereseite an. Sie können bei der Selbsteinschätzung unterstützen, die Eignung und den Cultural Fit prüfen. Dadurch hat Gamification einen hohen Mehrwert und ist unterhaltsam.
Schülerpraktika Durch ein Praktikum haben Unternehmen die beste Chance, Schüler von einer Ausbildung zu überzeugen. Arbeiten Sie mit Schulen zusammen und versuchen Sie auch nach dem Praktikum, Kontakt zu den Schülern zu halten.
Ausbildungssiegel Um auch die Eltern zu überzeugen, setzen viele Unternehmen auf Siegel und Auszeichnungen. Sie helfen bei der Orientierung und stehen für Qualität. Zudem helfen Sie Unternehmen, sich von anderen Arbeitgebern abzuheben.

Auswahl von Azubis.

Die richtigen Bewerber für freie Ausbildungsplätze aus den Bewerbungen herauszufiltern, ist dann die wichtigste Aufgabe, die Personaler im Ausbildungsmanagement lösen müssen. Hier zeigt sich außerdem, ob die vorangegangenen Maßnahmen erfolgreich waren.

Haben sich zu viele unpassende Kandidaten beworben, war die Stellenanzeige vielleicht nicht gut genug formuliert. Sind insgesamt zu wenige passende Bewerbungen eingegangen, müssen die Stellenanzeigen besser verbreitet werden (z. B. über Social Media oder relevante Webseiten) und das Employer Branding intensiviert werden.

Event- und Kampagnen-Push

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Sind sehr viele passende Bewerbungen eingegangen, muss der Bewerbungsprozess entweder verschlankt werden oder es muss im Prozess sehr früh aussortiert werden. Da sich die Bewerber auf dem Markt im Azubi-Recruiting noch ohne Berufserfahrung bewerben, kann man sie kaum voneinander unterscheidbar machen. Hier in einen langen schriftlichen Bewerbungsprozess zu investieren, ist also wenig sinnvoll.

Stattdessen sollten Unternehmen auf technisch unterstützte Prozesse setzen, die eine schnelle Bewerbung ermöglichen (z. B. One-Klick-Bewerbungen). Die Persönlichkeit und Motivation der Bewerber können dann per Online-Assessment oder in einem (Telefon-)Interview geprüft werden.

Ausbildungskostenplanung.

Die Personalkosten für einen Azubi und das Personal, das den Azubi ausbildet und ihn unterstützen soll, setzen sich aus verschiedenen Kosten zusammen. Gleichzeitig kostet ein Azubis einen Ausbildungsbetrieb natürlich nicht nur Geld, sondern erwirtschaftet auch etwas. Etwa zwei Drittel der Bruttokosten für einen Azubi werden wieder ausgeglichen.

So setzen sich die Kosten zusammen:

  • Personalkosten für den Azubi (Ausbildungsvergütung sowie gesetzliche, tarifliche und freiwillige Sozialleistungen)
  • Personalkosten für den Ausbilder
  • Anlage- und Sachkosten (z. B. Anschaffungskosten für die Werkzeug- und Geräteausstattung des Azubis und Verbrauchsmaterialien für Unterrichtszwecke)
  • Sonstige Kosten (z. B. Kammergebühren und betriebliche Ausbildungsverwaltung)

Regionale, berufsspezifische und betriebliche Faktoren können die Kosten aber relevant erhöhen oder verringern und müssen unbedingt ebenfalls bedacht werden. Beispiel: Regionale Kosten für den Lohn sind auf dem Land geringer als in der Stadt, in Ostdeutschland niedriger als in Westdeutschland. Aber auch die Größe des Betriebes spielt eine Rolle, denn mit der Betriebsgröße steigen nicht nur die Einnahmen, sondern auch die Bruttokosten. Berufspezifische Unterschiede sind Unterschiede zwischen den Branchen.

Bruttokosten, Erträge und Nettokosten pro Auszubildenden im Ausbildungsjahr 2012/13 für die fünf kostenintensivsten Ausbildungsberufe (in Euro)

Ausbildungsberuf Bruttokosten Erträge Nettokosten
Industriemechaniker_in 27.129 8.509 18.620
Mechatroniker_in 26.339 9.065 17.274
Zerspanungsmechaniker_in 26.155 6.165 19.990
Kaufmann/Kauffrau für Versicherungen und Finanzen 21.823 14.197 7.626
Kaufmann/Kauffrau für Marketingkommunikation 21.561 11.075 10.486
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